身近な家族が亡くなり、相続手続きをしなければならず、このとき必要となるのが戸籍の収集です。
戸籍は、個人を特定したり、その続柄を示したりするものです。相続については家族間の繋がりを明らかにしなければならないので、遺産分割を開始し、相続人を調査し、相続登記や相続税など、あらゆる場面で戸籍が重要となります。戸籍を調査するにあたっては、被相続人の出生から死亡までの戸籍謄本を集めることが大切です。
今回は、必要な戸籍の集め方、取り寄せ方について解説します。
戸籍とは
戸籍とは、身分関係を登録、公証するものであり、出生や死亡、婚姻、離婚といったライフイベントを個人ごとに記録しています。
一概に「戸籍」といっても様々な専門用語で呼び分けられています。相続手続きで必要となる戸籍をスムーズに収集するために、まずは戸籍にどんな種類や名称があるかを理解する必要があります。
- 現在戸籍
個人が現に使用している戸籍。単に「戸籍」という場合は現在戸籍を指します。 - 除籍
全ての人が転籍、婚姻、離婚、養子縁組、離縁、死亡、分籍などの理由で除かれた戸籍。なお、一部の人が戸籍を移動しても、他の人が残っている場合は「除籍」にはなりません。 - 改製原戸籍
法改正によって様式を改められる前の戸籍。平成6年に紙からデータに様式を改めた「平成の改製」、昭和23年に新民法・家族法になったことによる「昭和の改製」が大きな改製です。
また、戸籍を集めるときは、原本は役所に保管されるため、その写しとなる証明書を取り寄せることになります。戸籍の記載事項を証明する「戸籍証明書」は、戸籍謄本、戸籍抄本の2種類があります。
- 戸籍謄本
その戸籍に記録された全て人の記録に関する証明書。平成6年以降のデータ化された戸籍の謄本は、正式には戸籍全部事項証明書と呼びます。相続手続きでは、原則として戸籍謄本を取り寄せることが多い。 - 戸籍抄本
その戸籍に記録された一部の人の記録に関する証明書。戸籍一部事項証明書とも呼びます。
（※参考：戸籍謄本と戸籍抄本の違い）
もう1つ大切な書類に、戸籍の附票があります。戸籍の附票とは、その戸籍に記載された人の（住民票上の）住所の履歴を記録したものです。
住民票は、別の市町村へ引っ越すと除票となり、転居先において新しい住民票が作成されますが、戸籍の附票は本籍地を移さない限り記録され続けるので、転居の記録をとるのに便利です。
相続手続きに必要な戸籍は2つ
次に、相続手続きに必要となる戸籍について解説します。相続手続きのなかで、財産の名義変更を要するときに、主に次の2種類の戸籍謄本が必要となります。
被相続人の出生から死亡までの戸籍謄本
第一に、亡くなった方（被相続人）の出生から死亡までの戸籍謄本です。
死亡のみ証明するならば最後の戸籍で足りるわけですが、相続人が誰かを調査するために、出生から、連続性をもって抜け漏れなく全ての戸籍を集める必要があります。出生から死亡まで全ての戸籍を集めれば、被相続人の戸籍に記録されたことのある全ての人の情報を網羅でき、相続関係の全体像を把握することができます。
1人の戸籍の記録は、原則として出生から始まり、死亡で終わります。出生から死亡までの戸籍を収集するということはつまり、その人の名前の記載した全ての戸籍を集めるということです。
全戸籍を集めるにあたっては、手がかりとなる戸籍を読み解き、順番に取り寄せていくにあたり、例えば次のプロセスを踏みます。
被相続人の戸籍を読み、配偶者と子供がいるか確認します。離婚したり再婚したりしている場合は、その変更前の戸籍を読み、前配偶者との間に子供がいるかどうかを知る必要があります。
婚姻関係にない男女の子は、母の戸籍に入るので、被相続人が男性の場合、その男性の子供は戸籍には記録されませんが、認知の有無を確認する必要があります。
このように、被相続人の死亡時点の戸籍を入手し、そこから出生時の戸籍へと順番にさかのぼって取得していくことで、新たな相続人が判明し、遺産分割に影響することも少なくありません。
相続人全員の現在戸籍
第二に、相続人全員の現在戸籍です。
相続人になるには、被相続人が亡くなった時点で、存命でなければなりません。このことを証明するのに相続人の戸籍を取得する必要があります。
戸籍調査の結果、相続人となるはずの人が既に死亡していたことが明らかになる場合もあります。この場合、相続人となる人が、被相続人より先に亡くなった場合は「代襲相続」、被相続人より後に亡くなった場合は「数次相続」が発生し、いずれの場合も亡くなった相続人についても出生から死亡までの戸籍謄本を収集する必要があります。
なお、被相続人と相続人が同じ戸籍に記載される場合は、戸籍謄本は1通で足ります。
遺言がある場合に必要な戸籍
以上の一般的な相続のケースとは異なり、遺言のある場合には必要な戸籍も変わります。
遺言があるなら、遺産を受け取る人は遺言書に明記されています。そのため、遺言者の死亡さえ分かればよく、相続人の調査は不要です。したがって、遺言者の出生から死亡までの戸籍謄本を集める必要はなく、死亡時の戸籍のみで十分です（なお、遺言者が財産を取得した後に結婚や離婚で名字が変わった場合などには、その変更を記した戸籍謄本が必要です）。
ただし、公正証書遺言以外の遺言だと、家庭裁判所における検認を要するため、その際には遺言者の出生から死亡までの戸籍謄本が必要となります。また、遺言書に「相続させる」と記載されている場合は、遺言者と相続人との関係を示す戸籍を準備しなければなりません。
相続手続きで戸籍謄本が必要な場面
相続手続きにおいて戸籍が必要なのは、被相続人が亡くなっていることを公的に証明するとともに、その全ての戸籍によって、相続人となる人を確定するためにとても重要な手続きです。
したがって、相続手続きにおいては、多くの場面で戸籍謄本が要求されます。
戸籍収集をしなくてよい相続はないといって良いでしょう。その大変さを知るために、戸籍収集が複雑となる相続の一例を紹介します。
- 相続人となるはずの人が先に亡くなっていた場合
- 配偶者も子供もおらず、兄弟姉妹（又はその子供）が相続人となる場合
- 被相続人が結婚と離婚、養子縁組と離縁などを繰り返している場合
- 昔起こった相続の遺産分割が未了のまま放置されている場合
- 昭和10年以前に生まれた高齢者が被相続人の場合
これらのケースでは、集める戸籍が多数に及んだり、請求先となる市区町村を特定するのに手間がかかったりするため、自身の手で進めるのでなく、専門家を頼るべきです。
戸籍謄本の集め方・取り寄せ方は？
次に、戸籍謄本の集め方について解説します。
なお、被相続人の全ての戸籍謄本を集め終えるには相当な期間を要することが多いです。そのため、相続の開始を知ったらすぐに着手し、時間に余裕をもって進めてください。除籍や改製原戸籍の発行には、特に時間を要することが多いため注意してください。
本籍地の市町村の窓口に請求する
相続手続きにおける戸籍収集は、まず、本籍地の市区町村の窓口に発行してもらうのがスタートとなります。本籍地とは、戸籍の筆頭者とあわせて、その戸籍を特定するための場所です。本籍地、筆頭者、筆頭者の生年月日の3点で戸籍が特定されています。
本籍地が不明なときは、先に住民票（又はその除票）を取得して調べることができます。現在戸籍についてはマイナンバーカードを使用して取得したり、遠方の場合には郵送で取り寄せる方法も活用してください。
市区町村役場の窓口でも丁寧に対応してくれることが多く、「相続のため、出生から死亡までの全ての戸籍を取り寄せたい」と伝えれば、指定した戸籍に限らず、その窓口で発行できる全ての戸籍謄本を指示してくれるケースも少なくありません。また、詳しい担当者なら、その窓口では発行できない戸籍の請求先を教えてくれる場合があります。
戸籍謄本を取得する際の必要書類は、例えば次のものです。
- 戸籍交付申請書
- 認印
- 本人確認書類
運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなどの公的証明書 - 発行手数料
全国一律で、現在戸籍が1通450円、除籍及び改製原戸籍が1通750円
郵送の場合には定額小為替で支払う。 - （郵送申請の場合）返送用封筒と郵便切手
古い戸籍が大部となる可能性のあるときは余裕のある金額を納付する。 - （代理申請の場合）委任状と代理人の本人確認書類
手がかりとなる戸籍を読み解く
まずは思いつく戸籍を集め終えたら、入手できた戸籍を読み解く作業に入ります。戸籍には大きく分けて「戸籍事項欄」「個人事項欄」の2つの記録欄があります。戸籍事項欄にはその戸籍全体の記録、個人事項欄にはその戸籍に記載された個人についての記録が書かれています。
死亡時から出生時へと遡って戸籍を取得する
最終の戸籍の戸籍事項欄から、その1つ前の戸籍の情報を入手します。
現在の戸籍で最も多いものは平成改製による戸籍ならば、必ず同じ本籍地に改製原戸籍が存在しており、これを取得するのが必須となります。平成改製による戸籍ではなく、転籍や分籍の場合は、転籍（分籍）前の本籍地が記録されているので、その情報をもとに次の市区町村役場の窓口に戸籍の請求を行います。改製原戸籍、除籍の場合も同じく、戸籍事項欄の記載を頼りに、その1つ前の戸籍にさかのぼる作業を繰り返し行います。
ただ、必ず戸籍事項欄にヒントがあるとは限らず、筆頭者（又は戸主）の個人事項欄に、それ以前の戸籍の情報が記録されているケースもあります。また、もし被相続人が婚姻や養子縁組などによってその戸籍に入ってきた場合にも、戸籍事項欄には1つ前の戸籍情報がなく、この場合は、被相続人の個人事項を参照し、1つ前の戸籍を特定します。
相続関係説明図を作成する
最後に、全ての戸籍を入手し終えたら、それを基に相続関係説明図を作成します。相続関係説明図は、複数の戸籍を総合すると明らかになる相続人、被相続人の身分関係を、わかりやすく図にまとめたものです。
これによって相続人を確定し、かつ、出生から死亡までの戸籍に登場した人物のなかで相続人になる人が他にいないことを明らかにします。
専門家に戸籍収集を依頼するメリット
最後に、専門家に戸籍収集を依頼するメリットを解説します。
まず、戸籍の入手のために、市区町村役場の窓口に出向くとすれば、平日の日中が原則となり、仕事をしている多忙な方には速やかに進めるのが難しい面があります。また、郵送で請求するとしても手間がかかるでしょう。専門家に依頼すれば、これらの手間を省くことができます。
また、その手間は一度で終わるわけではなく、全ての戸籍が集まるまで繰り返し行う必要があります。効率よく取り寄せるには、戸籍を正しく読み解かなければなりません。特に、高齢者の相続の場合には、人生の長さの分だけ集める戸籍が多くなり、戦前生まれだったケースなどでは、筆書きの古文書のような戸籍を読まなければならないことがあります。震災や戦災で戸籍が消滅している場合も、難易度が非常に高いケースです。
相続業務に携わる専門家は、そうした難易度の高いケースも含めて日常的に経験しています。一方で、戸籍取得の依頼報酬は、1通あたり数千円で済む事が多く、さほど高額ではありません。
相続登記にかかる費用について
まとめ
今回は、相続手続きで必要となる戸籍を取り寄せる方法について解説しました。
戸籍謄本は、相続手続きのあらゆる場面で必要となる反面、その取得には手間と費用がかかります。一般の方が取り寄せるとすると、平日の日中に役所にいったり、見慣れない古い戸籍を読み解いたりする苦労があります。相続手続きのすべてを専門家に任せれば、戸籍の収集についても一括して依頼できます。